Wichtige Unterlagen zu Hause ordnen: die Notfallmappe für die Familie

Um wichtige Unterlagen und Rechnungen zu Hause zu ordnen, reicht ein Nachmittag: Bringen Sie alles an einen Ort, teilen Sie es in sechs Bereiche, machen Sie eine digitale Kopie, bewahren Sie die Passwörter getrennt auf und sagen Sie einer Vertrauensperson, wo alles ist. Das Ergebnis ist eine Notfallmappe für die Familie: die Mappe, mit der Ihre Familie zurechtkäme, wenn Sie sich eines Tages nicht selbst kümmern können.

Welche Dokumente hineingehören, erklären wir in der Liste der wichtigen Dokumente. Hier geht es um das Wie, Schritt für Schritt.

Was Sie brauchen

• Einen Ringordner mit Klarsichthüllen, oder eine Fächermappe mit Trennblättern, wenn Ihnen das lieber ist. Mit den Hüllen müssen Sie die Originale nicht lochen.
• Sechs Trennblätter, eines pro Bereich.
• Ein Etikett auf dem Rücken, das sagt, was es ist, damit jeder den Ordner im Regal findet.
• Wenn Sie die Originale schützen möchten, eine Kassette, die Wasser und Feuer standhält, für den Ordner.

1. Alles an einen Ort bringen

Gehen Sie Schubladen, Schreibtisch und lose Mappen durch und legen Sie alles, was wichtig aussieht, auf einen Tisch. Noch nicht sortieren: Erst muss alles beisammen sein. Suchen Sie auch im E-Mail-Postfach nach Policen, Verträgen und Rechnungen, die Sie nur digital haben.

2. In sechs Bereiche teilen

1. Identität und Familie: Ausweise, Urkunden, Abschlüsse.
2. Haus und Auto: Kaufurkunde oder Mietvertrag, Hypothek, Strom, Wasser und Gas, das Auto.
3. Geld und Versicherungen: Banken, Policen, Steuern, Verträge.
4. Gesundheit: Krankenversicherungskarte, Befunde, Medikamente.
5. Arbeit: Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, die Unterlagen Ihres Betriebs, wenn Sie selbstständig sind.
6. Behörden und Verfügungen: Testament, Vollmachten, Patientenverfügung.

Es sind dieselben sechs Blöcke wie in der Liste der wichtigen Dokumente. Mit ihr können Sie also prüfen, ob nichts fehlt.

3. Wegwerfen, was nicht mehr gebraucht wird

Zum Beispiel Stromrechnungen, die älter als fünf Jahre sind, Garantien für Geräte, die Sie nicht mehr haben, oder Versicherungspolicen, die Sie längst gekündigt haben. Nicht wegwerfen sollten Sie Belege für etwas, das Sie noch steuerlich absetzen, etwa den Kauf der Wohnung. Bevor Sie etwas wegwerfen, sehen Sie nach, wie lange Sie welches Dokument in Spanien aufbewahren müssen. Was persönliche Daten enthält, zerreißen Sie vor dem Wegwerfen.

4. Ein Blatt mit Anweisungen nach vorn legen

Das ist die nützlichste Seite von allen. Schreiben Sie, von Hand oder am Computer:

• wen man zuerst anruft, mit Telefonnummern;
• welche Abbuchungen von welchem Konto gehen;
• die Notdienst-Nummer Ihrer Versicherungen;
• Medikamente und Allergien;
• was dringend ist und was warten kann;
• wo die digitale Kopie ist und wie man an die Passwörter kommt, ohne sie aufzuschreiben.

Wer die Mappe in Eile öffnet, sollte allein mit diesem Blatt handeln können.

Wenn Sie möchten, nutzen Sie unsere Vorlage zum Ausdrucken: Sie enthält bereits diese Abschnitte und passt auf ein einziges Blatt.

5. Eine digitale Kopie machen

Dafür genügt das Handy. Auf dem iPhone hat die App Notizen eine Funktion zum Scannen von Dokumenten; auf Android scannt die App Google Drive über die Kamera-Schaltfläche. Jedes Dokument wird zu einer Datei, die man von überall ansehen kann.

Beim Scannen landet die Kopie auf Ihrem Handy oder in Ihrem Apple- oder Google-Konto: geschützt durch Ihr Passwort, aber nur Sie kommen daran. Damit sie im Notfall hilft, legen Sie sie an einem verschlüsselten Ort ab (so geschützt, dass niemand sie ohne Erlaubnis lesen kann), an den auch Ihre Vertrauensperson herankommt.

Dieser Schritt ist erledigt, wenn jedes Dokument der Mappe eine Kopie hat und diese Person weiß, wie sie an die Kopien kommt. Die Kopie ersetzt die Originale nicht. Aber wenn das Problem Sie auf Reisen trifft oder jemand es lösen muss, der in einer anderen Stadt wohnt, macht sie den Unterschied.

6. Die Passwörter getrennt

Nie im selben Ordner wie alles andere. Sie können in einem verschlossenen Umschlag an einem anderen Ort liegen, in einem Passwort-Manager oder in einem verschlüsselten Dienst. Wichtig ist, dass eine Vertrauensperson weiß, wie sie im Bedarfsfall an sie herankommt.

7. Jemandem sagen, wo sie ist

Eine Mappe, von der niemand weiß, nützt nichts. Sagen Sie es mindestens einer Person, die nicht bei Ihnen wohnt (einem Bruder oder einer Schwester, einem Sohn oder einer Tochter, einem engen Freund), und wenn Sie mit jemandem zusammenleben, auch dieser Person. Menschen, die schnell handeln können und von der Mappe wissen, bevor sie sie brauchen.

Rechnungen und die Post, die jeden Monat kommt

Damit die Mappe nicht wieder durcheinandergerät:

• Eine Ablage für alles, was ankommt. Briefe, Rechnungen und Belege kommen dorthin, ohne nachzudenken.
• Einmal im Monat in den richtigen Bereich. Rechnungen für Strom, Wasser und Gas, Haushaltsgeräte und Renovierungen gehören zu „Haus und Auto“; die für andere Käufe mit Garantie zu „Geld und Versicherungen“. Was nicht aufbewahrt werden muss, kommt in den Papierkorb.
• Wenn sie digital kommen, legen Sie im E-Mail-Postfach einen Ordner mit denselben sechs Bereichen an und verschieben Sie jede Rechnung dorthin, sobald sie eintrifft.

Auf Papier oder digital?

Auf Papier funktioniert sie ohne Akku und ohne Passwörter, und jeder versteht sie. Aber sie bleibt zu Hause: Wer weit weg ist, hat nichts davon, und wer in Ihre Wohnung eindringt, hat sie griffbereit.

Digital ist sie in einer Minute aktualisiert und von überall einsehbar. Das Risiko ist das umgekehrte: Liegt sie auf Ihrem Computer oder in Ihrer Cloud und niemand kommt hinein, ist es, als gäbe es sie nicht.

Am besten funktioniert die Mischung: die Originale in der Mappe aus Papier und eine digitale Kopie, an die jemand herankommt, wobei jede sagt, wo die andere ist.

Häufige Fragen

Eine Mappe pro Person oder eine pro Haushalt?

Eine pro Haushalt, mit einem Abschnitt pro Person in „Identität und Familie“ und in „Gesundheit“. So muss niemand an mehreren Stellen suchen.

Und die Unterlagen meiner Eltern?

In ihrer eigenen Mappe, bei ihnen zu Hause, gemeinsam mit ihnen angelegt. Wenn Sie sich um ihre Angelegenheiten kümmern, legen Sie in Ihre Mappe ein Blatt, das sagt, wo ihre ist, und eine digitale Kopie des Wichtigsten.

Wo bewahre ich sie zu Hause auf?

An einem festen Platz, gut erreichbar und weg vom Wasser: ein Regal oder ein Schrank, nicht der Abstellraum und keine Küchenschublade. Wichtig ist, dass sie ihren Platz nicht wechselt.

Wie oft sehe ich sie durch?

Einmal im Jahr, und immer, wenn Sie die Bank, die Versicherung oder die Medikamente wechseln. Am einfachsten vergessen Sie es nicht, wenn Sie es mit der Steuererklärung verbinden. Wenn sich das Blatt mit den Anweisungen ändert, sagen Sie der Person Bescheid, die weiß, wo die Mappe ist.

Wenn Sie sie lieber digital haben und sie von selbst ankommen soll

Eine Mappe in der Schublade hängt davon ab, dass jemand weiß, dass sie da ist, und sie holen kann. Anuxis verwahrt dasselbe verschlüsselt und lässt es den Personen zukommen, die Sie auswählen, wenn Sie eines Tages nicht mehr auf die Nachrichten antworten, die es Ihnen schickt. Testen Sie es 30 Tage ohne Karte.