Comment organiser ses papiers importants à la maison : le classeur d'urgence familial

Pour organiser les papiers importants et les factures de la maison, un après-midi suffit : rassemblez tout au même endroit, répartissez-le en six rubriques, faites une copie numérique, rangez les mots de passe à part et dites à une personne de confiance où se trouve le tout. Le résultat, c'est un classeur d'urgence familial : celui que votre famille saurait utiliser si un jour vous ne pouvez pas vous en occuper.

Quels documents doivent s'y trouver, nous l'expliquons dans la liste des documents importants. Ici, le comment, étape par étape.

Ce qu'il vous faut

• Un classeur à anneaux grand format avec des pochettes transparentes, ou un trieur à soufflet avec intercalaires si vous préférez. Les pochettes évitent de perforer les originaux.
• Six intercalaires, un par rubrique.
• Une étiquette sur le dos qui dit ce que c'est, pour que n'importe qui le trouve sur l'étagère.
• Si vous voulez protéger les originaux, un coffre résistant à l'eau et au feu pour y ranger le classeur.

1. Rassemblez tout au même endroit

Faites le tour des tiroirs, du bureau et des chemises éparses, et réunissez sur une table tout ce qui semble important. Ne triez pas encore : d'abord, que tout soit réuni. Cherchez aussi dans votre messagerie les contrats d'assurance, les contrats et les factures que vous n'avez qu'en version numérique.

2. Répartissez-le en six rubriques

1. Identité et famille : pièces d'identité, actes d'état civil, diplômes.
2. Logement et voiture : acte de propriété ou bail, prêt immobilier, énergie et télécoms, la voiture.
3. Argent et assurances : banques, contrats d'assurance, impôts, contrats.
4. Santé : carte d'assurance maladie, comptes rendus médicaux, médicaments.
5. Travail : contrat, fiches de paie, ce qui concerne l'activité si vous êtes indépendant.
6. Démarches et volontés : testament, procurations, directives anticipées sur votre santé.

Ce sont les mêmes six blocs que dans la liste des documents importants : vous pouvez donc vous en servir pour vérifier que rien ne manque.

3. Jetez ce qui ne sert plus

Par exemple, les factures d'électricité de plus de cinq ans, les garanties d'appareils que vous n'avez plus ou les contrats d'assurance résiliés depuis longtemps. Ce qu'on ne jette pas, ce sont les justificatifs de ce pour quoi vous bénéficiez encore d'une déduction, comme l'achat du logement. Avant de jeter quoi que ce soit, regardez combien de temps garder chaque document en Espagne. Ce qui contient des données personnelles, déchirez-le avant de le jeter.

4. Placez une feuille d'instructions au début

C'est la page la plus utile de toutes. Écrivez, à la main ou sur l'ordinateur :

• qui appeler en premier et leurs numéros ;
• quels prélèvements partent de chaque compte ;
• le numéro d'assistance de vos assurances ;
• médicaments et allergies ;
• ce qui est urgent et ce qui peut attendre ;
• où se trouve la copie numérique et comment accéder aux mots de passe, sans les écrire.

Quelqu'un qui ouvre le classeur dans l'urgence devrait pouvoir agir avec cette seule feuille.

Si vous le souhaitez, utilisez notre modèle à imprimer : il reprend déjà ces rubriques et tient sur une seule feuille.

5. Faites une copie numérique

Le téléphone suffit. Sur un iPhone, l'app Notes permet de numériser des documents ; sur Android, l'app Google Drive numérise avec le bouton de l'appareil photo. Chaque document devient un fichier consultable de n'importe où.

Une fois numérisée, la copie reste dans votre téléphone ou dans votre compte Apple ou Google : protégée par votre mot de passe, mais vous seul pouvez y accéder. Pour qu'elle serve en cas d'urgence, conservez-la dans un endroit chiffré (protégé de sorte que personne ne puisse la lire sans autorisation) auquel votre personne de confiance peut aussi accéder.

Cette étape est terminée quand chaque document du classeur a sa copie et que cette personne sait comment y accéder. La copie ne remplace pas les originaux, mais si le problème survient pendant un voyage, ou si c'est à quelqu'un qui vit dans une autre ville de le régler, c'est elle qui fait la différence.

6. Les mots de passe, à part

Jamais dans le même classeur que le reste. Ils peuvent aller dans une enveloppe fermée rangée ailleurs, dans un gestionnaire de mots de passe ou dans un service chiffré. L'important, c'est qu'une personne de confiance sache comment y accéder si besoin.

7. Dites à quelqu'un où il se trouve

Un classeur dont personne ne connaît l'existence ne sert à rien. Parlez-en au moins à une personne qui ne vit pas avec vous (un frère ou une sœur, un enfant ou un ami proche) et, si vous vivez avec quelqu'un, à cette personne aussi. Des personnes capables d'agir vite, et qui savent que le classeur existe avant d'en avoir besoin.

Les factures et les papiers qui arrivent chaque mois

Pour que le classeur ne se désorganise pas à nouveau :

• Une bannette pour le courrier qui arrive. Lettres, factures et reçus y vont, sans réfléchir.
• Une fois par mois, chaque chose à sa rubrique. Les factures d'énergie, d'électroménager et de travaux vont dans « Logement et voiture » ; celles des autres achats sous garantie, dans « Argent et assurances ». Ce qu'il n'est pas utile de garder, à la corbeille.
• Si vous les recevez en version numérique, créez dans votre messagerie un dossier avec les mêmes six rubriques et déplacez-y chaque facture dès qu'elle arrive.

Sur papier ou en numérique ?

Sur papier, il fonctionne sans batterie ni mot de passe, et tout le monde le comprend. Mais il reste à la maison : il ne sert à rien à qui est loin et, si quelqu'un entre chez vous, il l'a sous la main.

En numérique, il se met à jour en une minute et se consulte de n'importe où. Le risque est inverse : s'il est sur votre ordinateur ou dans votre cloud et que personne ne peut y accéder, c'est comme s'il n'existait pas.

Ce qui fonctionne le mieux, c'est le mélange : les originaux dans le classeur papier et une copie numérique à laquelle quelqu'un peut accéder, chacun indiquant où se trouve l'autre.

Questions fréquentes

Un classeur par personne ou un par foyer ?

Un par foyer, avec une partie par personne dans « Identité et famille » et dans « Santé ». Ainsi, celui qui l'ouvre n'a pas à chercher à plusieurs endroits.

Et les papiers de mes parents ?

Dans leur propre classeur, chez eux, préparé avec eux. Si c'est vous qui vous occupez de leurs affaires, gardez dans le vôtre une feuille qui indique où se trouve le leur et une copie numérique de l'essentiel.

Où le ranger dans la maison ?

À un endroit fixe, à portée de main et à l'abri de l'eau : une étagère ou une armoire, pas le débarras ni un tiroir de la cuisine. L'important, c'est qu'il ne change pas de place.

À quelle fréquence le revoir ?

Une fois par an, et chaque fois que vous changez de banque, d'assurance ou de traitement. Le faire au moment de la déclaration d'impôts est le moyen le plus simple de ne pas l'oublier. Si la feuille d'instructions change, prévenez la personne qui sait où se trouve le classeur.

Si vous le préférez numérique et transmis automatiquement

Un classeur dans un tiroir dépend de quelqu'un qui sait qu'il est là et peut aller le chercher. Anuxis conserve la même chose de façon chiffrée et la transmet aux personnes que vous choisissez si un jour vous ne répondez plus aux messages qu'il vous envoie. Essayez-le 30 jours sans carte bancaire.