Cómo organizar los papeles importantes en casa: la carpeta de emergencia familiar

Para organizar los papeles importantes y las facturas de casa basta con una tarde: reúne todo en un único sitio, sepáralo en seis apartados, haz una copia digital, guarda las contraseñas aparte y dile a una persona de confianza dónde está. El resultado es una carpeta de emergencia familiar: la que tu familia sabría usar si un día tú no puedes ocuparte.

Qué documentos tienen que estar dentro lo explicamos en la lista de documentos importantes. Aquí va el cómo, paso a paso.

Qué necesitas

• Un archivador de anillas tamaño folio con fundas transparentes, o una carpeta de fuelle con separadores si lo prefieres. Las fundas evitan taladrar los originales.
• Seis separadores, uno por apartado.
• Una etiqueta en el lomo que diga qué es, para que cualquiera lo encuentre en la estantería.
• Si quieres proteger los originales, una caja que aguante agua y fuego para guardar el archivador.

1. Reúne todo en un sitio

Recorre los cajones, el escritorio y las carpetas sueltas, y junta en una mesa todo lo que parezca importante. No ordenes todavía: primero, que esté todo junto. Busca también en el correo electrónico las pólizas, los contratos y las facturas que solo tengas en digital.

2. Sepáralo en seis apartados

1. Identidad y familia: documentos de identidad, certificados, títulos.
2. Casa y coche: escritura o alquiler, hipoteca, suministros, el coche.
3. Dinero y seguros: bancos, pólizas, impuestos, contratos.
4. Salud: tarjeta sanitaria, informes, medicación.
5. Trabajo: contrato, nóminas, lo del negocio si eres autónomo.
6. Trámites y voluntades: testamento, poderes, instrucciones previas sobre tu salud.

Son los mismos seis bloques de la lista de documentos importantes, así que puedes usarla para comprobar que no falta nada.

3. Tira lo que ya no hace falta

Por ejemplo, los recibos de la luz de hace más de cinco años, las garantías de aparatos que ya no tienes o las pólizas de seguros que diste de baja hace tiempo. Lo que no se tira son los justificantes de algo que sigas desgravando, como la compra de la casa. Antes de tirar nada, mira cuánto tiempo guardar cada documento en España. Lo que lleve datos personales, rómpelo antes de tirarlo.

4. Pon una hoja de instrucciones al principio

Es la página más útil de todas. Escribe, a mano o en el ordenador:

• a quién llamar primero y sus teléfonos;
• qué recibos salen de cada cuenta;
• el teléfono de asistencia de tus seguros;
• medicación y alergias;
• qué es urgente y qué puede esperar;
• dónde está la copia digital y cómo llegar a las contraseñas, sin escribirlas.

Quien abra la carpeta con prisa debería poder actuar solo con esta hoja.

Si quieres, usa nuestra plantilla para imprimir: ya trae estos apartados y cabe en una hoja.

5. Haz una copia digital

Con el móvil basta. En un iPhone, la app Notas tiene una opción para escanear documentos; en Android, la app Google Drive escanea con el botón de la cámara. Cada documento queda como un archivo que se puede consultar desde cualquier sitio.

Al escanear, la copia queda en tu móvil o en tu cuenta de Apple o de Google: protegida por tu contraseña, pero solo tú puedes llegar a ella. Para que sirva en una emergencia, guárdala en un sitio cifrado (protegido de forma que nadie pueda leerla sin permiso) al que también pueda llegar tu persona de confianza.

Este paso está terminado cuando cada documento de la carpeta tiene su copia y esa persona sabe cómo llegar a ellas. La copia no sustituye a los originales, pero si el problema te pilla de viaje, o le toca resolverlo a alguien que vive en otra ciudad, es lo que marca la diferencia.

6. Las contraseñas, aparte

Nunca en la misma carpeta que todo lo demás. Pueden ir en un sobre cerrado guardado en otro sitio, en un gestor de contraseñas o en un servicio cifrado. Lo importante es que alguien de confianza sepa cómo llegar a ellas si hace falta.

7. Dile a alguien dónde está

Una carpeta que nadie conoce no sirve de nada. Cuéntaselo al menos a una persona que no viva contigo (un hermano, un hijo o un amigo cercano) y, si vives con alguien, también a esa persona. Personas que puedan actuar rápido y que sepan que la carpeta existe antes de necesitarla.

Las facturas y los papeles que llegan cada mes

Para que la carpeta no se vuelva a desordenar:

• Una bandeja para lo que llega. Cartas, facturas y recibos van ahí, sin pensar.
• Una vez al mes, a su apartado. Las facturas de suministros, electrodomésticos y reformas van a «Casa y coche»; las del resto de compras con garantía, a «Dinero y seguros». Lo que no haga falta guardar, a la papelera.
• Si te llegan en digital, crea en el correo una carpeta con los mismos seis apartados y mueve allí cada factura cuando llegue.

¿En papel o en digital?

En papel funciona sin batería ni contraseñas, y cualquiera la entiende. Pero se queda en casa: no le sirve a quien está lejos y, si alguien entra en tu casa, la tiene a mano.

En digital se actualiza en un minuto y se consulta desde cualquier sitio. El riesgo es el contrario: si está en tu ordenador o en tu nube y nadie puede entrar, es como si no existiera.

Lo que mejor funciona es la mezcla: los originales en la carpeta física y una copia digital a la que alguien pueda llegar, cada una diciendo dónde está la otra.

Preguntas frecuentes

¿Una carpeta por persona o una por casa?

Una por casa, con un apartado por persona dentro de «Identidad y familia» y de «Salud». Así quien la abra no tiene que buscar en varios sitios.

¿Y los papeles de mis padres?

En su propia carpeta, en su casa, montada con ellos. Si eres tú quien se ocupa de sus cosas, guarda en la tuya una hoja que diga dónde está la suya y una copia digital de lo esencial.

¿Dónde la guardo dentro de casa?

En un sitio fijo, a mano y alejado del agua: una estantería o un armario, no el trastero ni un cajón de la cocina. Lo importante es que no cambie de sitio.

¿Cada cuánto la reviso?

Una vez al año, y siempre que cambies de banco, de seguro o de medicación. Hacerlo coincidir con la declaración de impuestos es la forma más fácil de no olvidarlo. Si cambia la hoja de instrucciones, avisa a quien sabe dónde está la carpeta.

Si la prefieres digital y que llegue sola

Una carpeta en el cajón depende de que alguien sepa que está ahí y pueda ir a buscarla. Anuxis guarda lo mismo cifrado y se lo hace llegar a las personas que elijas si un día dejas de responder a los avisos que te envía. Pruébalo 30 días sin tarjeta.