Wichtige Dokumente: die Liste dessen, was Ihre Familie finden können muss

Anuxis · Geprüft von David Merinas, Gründer · 7. Oktober 2026

Wichtige Dokumente, die Sie griffbereit haben sollten, sind die zu Identität und Familie, Haus und Auto, Geld und Versicherungen, Gesundheit, Arbeit und Behördengängen, dazu alles, was jemand bräuchte, um in Ihr Handy und Ihr E-Mail-Postfach zu kommen. Sie zu haben, genügt nicht: Wirklich wichtig ist, dass eine Vertrauensperson weiß, wo sie liegen.

Diese Liste ist für etwas gedacht, das häufiger vorkommt, als man denkt: eine Operation, ein Unfall, eine lange Krankschreibung oder eine Reise, bei der etwas schiefgeht. Drei Wochen, in denen das Leben weitergeht, die Rechnungen kommen und Sie nicht ans Telefon gehen können.

Die Liste der wichtigen Dokumente

Identität und Familie

Personalausweis und Reisepass.
Das Familienstammbuch, falls Sie eines haben (in Spanien das libro de familia), sowie Geburts- und Heiratsurkunden.
Schul-, Studien- und Berufsabschlüsse.
Impfpass, Ihrer und der Ihrer Kinder.

Haus und Auto

Kaufurkunde der Wohnung oder Mietvertrag.
Hypothek und Kredite, mit der Bank und der Vertragsnummer.
Die Anbieter für Strom, Wasser, Gas, Telefon und Internet, und von welchem Konto sie abgebucht werden.
Die Fahrzeugpapiere (in Spanien permiso de circulación und ficha técnica, also Zulassung und technisches Datenblatt).

Geld und Versicherungen

Bei welchen Banken Sie Konten haben und welche Abbuchungen von welchem Konto gehen. Die Zugangsdaten braucht es nicht: Ihre Familie muss wissen, welche Abbuchung nicht zurückgehen darf und von wo sie gedeckt werden kann.
Versicherungspolicen (Hausrat, Auto, Kranken-, Lebens-, Sterbegeldversicherung): Gesellschaft, Policennummer und Telefonnummer des Notdienstes.
Die letzten Steuererklärungen (in Spanien die declaración de la renta, die Einkommensteuererklärung).
Verträge mit Mindestlaufzeit oder automatischer Verlängerung: Telefon, Alarmanlage, Fitnessstudio.

Gesundheit

Krankenversicherungskarte und, falls vorhanden, die private Krankenversicherung.
Medikamente mit Dosierung, Allergien und wichtige Erkrankungen.
Name und Telefonnummer Ihres Hausarztes.
Wenn Sie eine Patientenverfügung geschrieben haben, also festgelegt haben, wie Sie behandelt werden möchten, falls Sie es eines Tages nicht mehr sagen können: wo dieses Dokument liegt. In Spanien heißt sie instrucciones previas und kann im Registro Nacional de Instrucciones Previas (dem staatlichen Register für Patientenverfügungen) eingetragen werden, damit das Ärzteteam sie einsehen kann.

Arbeit

Arbeitsvertrag und letzte Gehaltsabrechnungen, oder der Versicherungsverlauf (in Spanien der informe de vida laboral).
Wenn Sie selbstständig sind: wer Rechnungen stellen, Geld einnehmen oder Ihre Kunden informieren kann, wo die Zugänge zur Buchhaltung und zum Geschäftskonto sind, und die Telefonnummer Ihrer Steuerberatung (in Spanien oft eine gestoría).

Behörden und Verfügungen

Wenn Sie für Behördengänge ein digitales Zertifikat oder, in Spanien, Cl@ve (das Zugangssystem der spanischen Verwaltung) nutzen, sollte jemand wissen, dass es sie gibt. Sie sind persönlich: Man gibt sie nicht weiter.
Wenn Sie ein Testament gemacht haben, bei welchem Notar es liegt.
Wenn jemand für Sie unterschreiben darf, das Dokument, das es erlaubt. In Spanien ist das der poder preventivo (eine Vorsorgevollmacht nach spanischem Recht); gibt es keinen, erklären wir, was ohne Ihre Unterschrift möglich ist.

Neben den Papieren: was Ihre Familie braucht, um hineinzukommen

Der Code Ihres Handys. Darauf kommen die Codes der Banken und die Benachrichtigungen an. Weder Apple noch Google können ein Telefon entsperren, ohne es zu löschen. Wenn niemand Ihren Code kennt, bleibt ein großer Teil dieser Liste verschlossen.
Das E-Mail-Postfach. Dort liegen Rechnungen, Verträge und Hinweise auf Verlängerungen. Bei manchen Diensten können Sie eine Vertrauensperson hinterlegen: Wir erklären das in was Google, Apple, Microsoft und Facebook anbieten.
Wen man benachrichtigen muss. Ihren Arbeitgeber oder Ihre Kunden, Ihre Steuerberatung, die Schule der Kinder, wer sich um Ihre Mutter kümmert.
Ein paar Zeilen von Ihnen. Was dringend ist und was warten kann, wen man zuerst anruft, was nicht angerührt werden soll. Das ist es, wofür die Person, die sich kümmert, am dankbarsten ist.

Wichtige Dokumente für den Notfall: das Mindeste

Wenn Sie nur fünf Dinge vorbereiten, dann diese, denn danach wird in den ersten Stunden gefragt:

Personalausweis und Krankenversicherungskarte.
Medikamente, Allergien und der Hausarzt.
Die Notdienst-Nummer Ihrer Versicherungen.
Namen und Telefonnummern der Personen, die benachrichtigt werden müssen.
Wo der Code Ihres Handys notiert ist.

Wie lange Sie welches Dokument in Spanien aufbewahren müssen

Dokument	Wie lange aufbewahren	Warum
Kaufurkunden und Eigentumsnachweise	Immer	Sie belegen, dass Ihnen etwas gehört
Verträge (Miete, Kredite, Strom, Wasser, Gas)	Solange sie laufen, und danach, bis nichts mehr offen ist	Sie beweisen, was vereinbart wurde
Einkommensteuererklärung und ihre Belege	Vier Jahre ab Ende der Abgabefrist: Die Erklärung für 2025 wird 2026 abgegeben und bis Mitte 2030 aufbewahrt	So lange kann das spanische Finanzamt (Hacienda) sie prüfen (Art. 66 LGT, spanische Abgabenordnung)
Belege für Abzüge oder Verluste, die in späteren Jahren angerechnet werden	Zehn Jahre ab der Erklärung des Jahres, in dem sie entstanden sind. Zum Beispiel der Kauf einer Wohnung, den Sie noch steuerlich absetzen	Das Finanzamt kann sie in dieser Zeit prüfen (Art. 66 bis LGT)
Mietquittungen und Belege regelmäßiger Zahlungen	Fünf Jahre	So lange können diese Zahlungen eingefordert werden (Art. 1966 des spanischen Código Civil)
Rechnungen für Waren	Drei Jahre, und die für Wertvolles (Möbel, Haushaltsgeräte, Schmuck, Renovierungen), solange Sie es besitzen	Drei Jahre ist die gesetzliche Gewährleistung für Waren, die seit 2022 gekauft wurden (Art. 120 des spanischen Verbraucherschutzgesetzes)
Frühere Versicherungspolicen	Zwei Jahre bei Sachversicherungen (Hausrat, Auto) und fünf bei Personenversicherungen (Leben, Unfall)	So lange können Ansprüche daraus geltend gemacht werden (Art. 23 des spanischen Versicherungsvertragsgesetzes)

Wie Sie wichtige Dokumente ordnen

Die Originale zusammen und an einem festen Platz zu Hause: ein Ordner oder eine Ablage mit Trennblättern je Bereich, am besten in einer Kassette, die Wasser und Feuer standhält.
Eine digitale Kopie, verschlüsselt, die man auch von außerhalb erreicht. So hängt es nicht davon ab, dass jemand eine Schublade öffnen kann.
Die Passwörter getrennt. Nie auf demselben Blatt und nie im selben Ordner wie alles andere.
Eine Person, die weiß, wo alles ist, besser zwei, die nicht beide bei Ihnen wohnen.

Wie Sie das Schritt für Schritt aufbauen, auf Papier oder digital, wer davon wissen sollte und wie oft Sie es überprüfen, beschreiben wir in der Notfallmappe für die Familie.

Häufige Fragen

Bewahre ich die Originale auf, oder reichen Kopien?

Immer die Originale: Viele Behörden und Stellen verlangen sie. Kopien helfen Ihrer Familie zu wissen, was Sie haben, und es von überall nachzusehen, aber sie ersetzen die Originale nicht.

Tresor zu Hause oder Schließfach bei der Bank?

Ein Bankschließfach schützt gut, aber öffnen dürfen es nur die Inhaber oder Bevollmächtigten. Hat sonst niemand Zugang, ist es im Notfall, als gäbe es das Fach nicht. Zu Hause ist eine Kassette, die Wasser und Feuer standhält und die jemand öffnen kann, meist praktischer.

Wo bewahre ich die Passwörter auf?

Immer getrennt von den Dokumenten. Welche Möglichkeiten es gibt und wie eine Vertrauensperson an sie herankommt, erklären wir in wichtige Unterlagen zu Hause ordnen.

Womit Sie heute anfangen

Gehen Sie diese Liste durch und haken Sie ab, wovon Sie schon wissen, wo es liegt. Wählen Sie einen Ort für alles andere und sagen Sie einer Vertrauensperson, welcher es ist. Damit ist das Wichtigste schon getan.

Wenn dieser Ort lieber digital sein soll und nur bei der Person ankommen soll, die Sie bestimmen, falls Sie eines Tages kein Lebenszeichen mehr geben, dann ist das genau, was Anuxis macht. Sie können es 30 Tage ohne Karte testen.