Documentos importantes: la lista de lo que tu familia tiene que poder encontrar

Los documentos importantes que conviene tener localizados son los de identidad y familia, casa y coche, dinero y seguros, salud, trabajo y trámites, más lo que alguien necesitaría para entrar en tu móvil y en tu correo. Tenerlos no basta: lo que de verdad importa es que una persona de confianza sepa dónde están.

Esta lista está pensada para algo más frecuente de lo que parece: una operación, un accidente, una baja larga o un viaje que se complica. Tres semanas en las que la vida sigue, los recibos llegan y tú no puedes coger el teléfono.

La lista de documentos importantes

Identidad y familia

• Documento de identidad y pasaporte.
• Libro de familia, si lo tienes, y los certificados de nacimiento y de matrimonio.
• Títulos académicos y profesionales.
• Cartilla de vacunación, la tuya y la de los niños.

Casa y coche

• Escritura de la casa o contrato de alquiler.
• Hipoteca y préstamos, con la entidad y el número de contrato.
• Las compañías de luz, agua, gas, teléfono e internet, y desde qué cuenta se pagan.
• Documentación del coche (en España, el permiso de circulación y la ficha técnica).

Dinero y seguros

• En qué bancos tienes cuenta y qué recibos salen de cada una. No hacen falta las claves: lo que tu familia necesita saber es qué recibo no puede devolverse y desde dónde se puede cubrir.
• Pólizas de seguro (hogar, coche, salud, vida, decesos): compañía, número de póliza y teléfono de asistencia.
• Las últimas declaraciones de impuestos (en España, la de la renta).
• Contratos con permanencia o renovación automática: teléfono, alarma, gimnasio.

Salud

• Tarjeta sanitaria y, si lo tienes, el seguro médico.
• Medicación con dosis, alergias y enfermedades importantes.
• Nombre y teléfono del médico de cabecera.
• Si has dejado escritas tus instrucciones previas sobre los cuidados que quieres recibir si un día no puedes expresarlo, dónde está ese documento. En España se pueden inscribir en el Registro Nacional de Instrucciones Previas, para que el equipo médico pueda consultarlas.

Trabajo

• Contrato y últimas nóminas, o el historial de cotizaciones (en España, el informe de vida laboral).
• Si eres autónomo: quién puede facturar, cobrar o avisar a tus clientes, dónde están los accesos a la facturación y a la banca del negocio, y el teléfono de tu gestoría.

Trámites y voluntades

• Si usas certificado digital o, en España, Cl@ve para los trámites con la Administración, que alguien sepa que existen. Son personales: no se prestan.
• Si has hecho testamento, en qué notaría está.
• Si alguien puede firmar por ti, el documento que lo permite. En España es el poder preventivo; si no lo hay, explicamos qué se puede hacer sin tu firma.

Además de los papeles: lo que tu familia necesita para entrar

• El código del móvil. En él llegan los códigos de los bancos y los avisos. Ni Apple ni Google pueden desbloquear un teléfono sin borrarlo, así que si nadie sabe tu código, buena parte de esta lista se queda cerrada.
• El correo. Ahí están las facturas, los contratos y los avisos de renovación. Algunos servicios permiten dejar a alguien de confianza: lo explicamos en qué ofrecen Google, Apple, Microsoft y Facebook.
• A quién avisar. Tu empresa o tus clientes, tu gestoría, el colegio de los niños, quien cuida de tu madre.
• Unas líneas tuyas. Qué es urgente y qué puede esperar, a quién llamar primero, qué no quieres que se toque. Es lo que más agradece quien se queda al cargo.

Documentos importantes en caso de emergencia: lo mínimo

Si solo vas a dejar preparadas cinco cosas, que sean estas, porque son las que se piden en las primeras horas:

1. Documento de identidad y tarjeta sanitaria.
2. Medicación, alergias y el médico de cabecera.
3. El teléfono de asistencia de tus seguros.
4. Los nombres y teléfonos de las personas a las que hay que avisar.
5. Dónde está apuntado el código de tu móvil.

Cuánto tiempo hay que guardar cada documento en España

Documento	Cuánto guardarlo	Por qué
Escrituras y títulos de propiedad	Siempre	Acreditan que algo es tuyo
Contratos (alquiler, préstamos, suministros)	Mientras estén en vigor, y después hasta que no quede nada pendiente	Son la prueba de lo que se pactó
Declaración de la renta y sus justificantes	Cuatro años desde que acaba el plazo de presentación: la de 2025 se presenta en 2026 y se guarda hasta mediados de 2030	Es el plazo de Hacienda para revisarla (art. 66 LGT)
Justificantes de deducciones o pérdidas que se aplican en años posteriores	Diez años desde la declaración del año en que se generaron. Por ejemplo, la compra de una vivienda que sigues desgravando	Hacienda puede comprobarlas durante ese tiempo (art. 66 bis LGT)
Recibos del alquiler y de pagos periódicos	Cinco años	Es lo que dura la reclamación de esos pagos (art. 1966 del Código Civil)
Facturas de productos	Tres años, y las de cosas de valor (muebles, electrodomésticos, joyas, reformas) mientras las tengas	Tres años es la garantía legal de los bienes comprados desde 2022 (art. 120 de la ley de consumidores)
Pólizas de seguro anteriores	Dos años las de daños (hogar, coche) y cinco las de personas (vida, accidentes)	Es lo que se puede reclamar por ellas (art. 23 de la Ley de Contrato de Seguro)

Cómo organizar los documentos importantes

• Los originales, juntos y en un sitio fijo de casa: una carpeta o un archivador con separadores por apartado, mejor si es una caja que aguante agua y fuego.
• Una copia digital, cifrada, a la que se pueda llegar desde fuera de casa. Así no depende de que alguien vaya a abrir un cajón.
• Las contraseñas, aparte. Nunca en la misma hoja ni en la misma carpeta que todo lo demás.
• Una persona que sepa dónde está todo, y mejor dos, que no vivan las dos contigo.

Cómo montarlo paso a paso, en papel o en digital, quién debe saberlo y cada cuánto revisarlo, lo contamos en la carpeta de emergencia familiar.

Preguntas frecuentes

¿Guardo los originales o basta con copias?

Los originales, siempre: muchos trámites los piden. Las copias sirven para que tu familia sepa qué tienes y pueda consultarlo desde cualquier sitio, pero no los sustituyen.

¿Caja fuerte en casa o caja de seguridad en el banco?

Una caja de seguridad protege bien, pero solo pueden abrirla sus titulares o autorizados. Si nadie más tiene acceso, en una emergencia es como si no existiera. En casa, una caja que aguante agua y fuego y que alguien sepa abrir suele ser más práctica.

¿Dónde guardo las contraseñas?

Siempre aparte de los documentos. Las opciones, y cómo hacer que alguien de confianza pueda llegar a ellas, las explicamos en cómo organizar los papeles importantes en casa.

Por dónde empezar hoy

Recorre esta lista y marca lo que ya sabes dónde está. Elige un sitio para todo lo demás y dile a una persona de confianza cuál es. Con eso ya está hecho lo más importante.

Si prefieres que ese sitio sea digital y que llegue solo a quien tú digas cuando un día dejes de dar señales, eso es lo que hace Anuxis. Se puede probar 30 días sin tarjeta.