Documents importants : la liste de ce que votre famille doit pouvoir retrouver

Les documents importants à pouvoir retrouver sont ceux de l'identité et de la famille, du logement et de la voiture, de l'argent et des assurances, de la santé, du travail et des démarches, plus ce qu'il faudrait à quelqu'un pour accéder à votre téléphone et à votre messagerie. Les avoir ne suffit pas : ce qui compte vraiment, c'est qu'une personne de confiance sache où ils sont.

Cette liste est pensée pour une situation plus fréquente qu'on ne le croit : une opération, un accident, un long arrêt maladie ou un voyage qui se complique. Trois semaines pendant lesquelles la vie continue, les factures arrivent et vous ne pouvez pas répondre au téléphone.

La liste des documents importants

Identité et famille

• Pièce d'identité et passeport.
• Livret de famille, si vous en avez un, et les actes de naissance et de mariage.
• Diplômes et titres professionnels.
• Carnet de vaccination, le vôtre et celui des enfants.

Logement et voiture

• Acte de propriété du logement ou contrat de location.
• Prêt immobilier et autres crédits, avec l'organisme et le numéro de contrat.
• Les fournisseurs d'électricité, d'eau, de gaz, de téléphone et d'internet, et le compte qui les paie.
• Papiers de la voiture (en Espagne, le permiso de circulación, l'équivalent de la carte grise, et la ficha técnica, la fiche technique).

Argent et assurances

• Dans quelles banques vous avez un compte et quels prélèvements partent de chacun. Pas besoin des codes : ce que votre famille doit savoir, c'est quel prélèvement ne peut pas être rejeté et depuis quel compte on peut le couvrir.
• Contrats d'assurance (habitation, auto, santé, vie, obsèques) : compagnie, numéro de contrat et numéro d'assistance.
• Les dernières déclarations d'impôts (en Espagne, celle de l'impôt sur le revenu, la « renta »).
• Contrats avec engagement ou renouvellement automatique : téléphone, alarme, salle de sport.

Santé

• Carte d'assurance maladie et, si vous en avez une, la complémentaire santé.
• Médicaments avec leur dosage, allergies et maladies importantes.
• Nom et téléphone du médecin traitant.
• Si vous avez rédigé des directives anticipées sur les soins que vous souhaitez recevoir si un jour vous ne pouvez plus l'exprimer, l'endroit où se trouve ce document. En Espagne, on parle d'« instrucciones previas » et on peut les inscrire au Registro Nacional de Instrucciones Previas (registre national des directives anticipées), pour que l'équipe médicale puisse les consulter.

Travail

• Contrat et dernières fiches de paie, ou le relevé de vos cotisations (en Espagne, l'« informe de vida laboral », le relevé de carrière).
• Si vous êtes indépendant : qui peut facturer, encaisser ou prévenir vos clients, où se trouvent les accès à la facturation et à la banque de l'activité, et le téléphone de votre comptable.

Démarches et volontés

• Si vous utilisez un certificat électronique ou, en Espagne, Cl@ve (l'identifiant pour les démarches en ligne) avec l'administration, que quelqu'un sache qu'ils existent. Ils sont personnels : ils ne se prêtent pas.
• Si vous avez fait un testament, chez quel notaire il se trouve.
• Si quelqu'un peut signer pour vous, le document qui le permet. En Espagne, c'est le poder preventivo (procuration préventive) ; s'il n'y en a pas, nous expliquons ce qu'on peut faire sans votre signature.

Au-delà des papiers : ce qu'il faut à votre famille pour accéder à vos comptes

• Le code du téléphone. C'est là qu'arrivent les codes des banques et les alertes. Ni Apple ni Google ne peuvent déverrouiller un téléphone sans l'effacer : si personne ne connaît votre code, une bonne partie de cette liste reste fermée.
• La messagerie. On y trouve les factures, les contrats et les avis de renouvellement. Certains services permettent de désigner une personne de confiance : nous l'expliquons dans ce que proposent Google, Apple, Microsoft et Facebook.
• Qui prévenir. Votre employeur ou vos clients, votre comptable, l'école des enfants, la personne qui s'occupe de votre mère.
• Quelques lignes de votre main. Ce qui est urgent et ce qui peut attendre, qui appeler en premier, ce à quoi vous ne voulez pas qu'on touche. C'est ce qu'apprécie le plus celui qui prend le relais.

Documents importants en cas d'urgence : le minimum

Si vous ne devez préparer que cinq choses, que ce soient celles-ci, car ce sont celles qu'on demande dans les premières heures :

1. Pièce d'identité et carte d'assurance maladie.
2. Médicaments, allergies et médecin traitant.
3. Le numéro d'assistance de vos assurances.
4. Les noms et téléphones des personnes à prévenir.
5. L'endroit où est noté le code de votre téléphone.

Combien de temps garder chaque document en Espagne

Document	Durée de conservation	Pourquoi
Actes et titres de propriété	Toujours	Ils prouvent que le bien vous appartient
Contrats (location, prêts, énergie et télécoms)	Tant qu'ils sont en vigueur, puis jusqu'à ce que plus rien ne soit en suspens	Ils sont la preuve de ce qui a été convenu
Déclaration de revenus et justificatifs	Quatre ans à compter de la fin du délai de déclaration : celle de 2025 se dépose en 2026 et se garde jusqu'à mi-2030	C'est le délai dont dispose Hacienda, le fisc espagnol, pour la contrôler (art. 66 LGT)
Justificatifs de déductions ou de pertes reportées sur les années suivantes	Dix ans à compter de la déclaration de l'année où elles sont nées. Par exemple, l'achat d'un logement pour lequel vous bénéficiez encore d'une déduction	Hacienda peut les vérifier pendant cette période (art. 66 bis LGT)
Quittances de loyer et reçus de paiements périodiques	Cinq ans	C'est la durée pendant laquelle ces paiements peuvent être réclamés (art. 1966 du Code civil espagnol)
Factures d'achat	Trois ans, et celles des biens de valeur (meubles, électroménager, bijoux, travaux) tant que vous les possédez	Trois ans, c'est la garantie légale des biens achetés depuis 2022 (art. 120 de la loi espagnole sur la consommation)
Anciens contrats d'assurance	Deux ans pour les assurances de dommages (habitation, auto) et cinq pour les assurances de personnes (vie, accidents)	C'est le délai pour faire une réclamation à leur titre (art. 23 de la loi espagnole sur le contrat d'assurance)

Comment organiser les documents importants

• Les originaux, ensemble et toujours au même endroit de la maison : un classeur avec des intercalaires par rubrique, de préférence dans un coffre résistant à l'eau et au feu.
• Une copie numérique, chiffrée, accessible depuis l'extérieur de la maison. Ainsi, elle ne dépend pas de quelqu'un qui viendrait ouvrir un tiroir.
• Les mots de passe, à part. Jamais sur la même feuille ni dans le même classeur que le reste.
• Une personne qui sache où tout se trouve, et plutôt deux, qui ne vivent pas toutes les deux avec vous.

Comment le mettre en place étape par étape, sur papier ou en numérique, qui doit être au courant et à quelle fréquence le revoir : nous l'expliquons dans le classeur d'urgence familial.

Questions fréquentes

Faut-il garder les originaux ou les copies suffisent-elles ?

Les originaux, toujours : beaucoup de démarches les exigent. Les copies permettent à votre famille de savoir ce que vous avez et de le consulter de n'importe où, mais elles ne les remplacent pas.

Coffre-fort à la maison ou coffre à la banque ?

Un coffre à la banque protège bien, mais seuls ses titulaires ou les personnes autorisées peuvent l'ouvrir. Si personne d'autre n'y a accès, en cas d'urgence, c'est comme s'il n'existait pas. À la maison, un coffre résistant à l'eau et au feu que quelqu'un sait ouvrir est souvent plus pratique.

Où ranger les mots de passe ?

Toujours à part des documents. Les options, et comment permettre à une personne de confiance d'y accéder, nous les expliquons dans comment organiser les papiers importants à la maison.

Par où commencer aujourd'hui

Parcourez cette liste et cochez ce dont vous savez déjà où il se trouve. Choisissez un endroit pour tout le reste et dites à une personne de confiance lequel. Avec cela, le plus important est fait.

Si vous préférez que cet endroit soit numérique et qu'il parvienne uniquement aux personnes que vous choisissez si un jour vous ne donnez plus signe de vie, c'est ce que fait Anuxis. Vous pouvez l'essayer 30 jours sans carte bancaire.